Edremit'te Dijital Arşive Geçiliyor

Edremit’te geçtiğimiz aylarda başlatılan Dijital Arşiv Projesi kapsamında arşivleme çalışmaları sürüyor.

Edremit’te geçtiğimiz aylarda başlatılan Dijital Arşiv Projesi kapsamında, kuruluş yılı 1917’den günümüze Edremit Ticaret Odası’na ait tüm birimlerdeki dosyalar, yazılı ve baskılı evraklar, yüksek çözünürlüklü, hassas A4 ve A3 formatındaki hızlı tarayıcılar ile taranarak, TSE 13298 standartlarına uygun EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) yazılımına anahtar kelimeler ile indekslenerek aktarıldı.

Dosyalar Artık Dijital Ortamda

Üyelere ait dosyaların içerisinde bulunan evrakların tasniflenerek elektronik ortama atıldığı bu uygulama ile üye dosyaları, kurul karar defterleri, gelen-giden evraklar gibi Oda bünyesindeki tüm yazılı ve basılı dokümanlar, günümüz şartlarına uygun olarak elektronik ortamda korunmaya alındı.
Edremit Ticaret Odası bünyesinde kurulan EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) ile, dijital arşiv oluşturmanın yanı sıra, iç ve dış yazışmaların elektronik ortamda gönderilip alınmasına, KEP (kayıtlı elektronik posta) hizmeti ile gönderilen belgelerin bir sekteye uğramamasına, birimler arası iletişim ve işlerin sevki, onaylanması, takibi gibi işlerin de akışının elektronik ortamda yapılmasına imkan sağlandı.
Yapılan bu sistemin aktif ve sürekli çalışılabilmesi ve dış etkenlerden oluşabilecek riskler göz önünde bulundurularak, Edremit Ticaret Odası Bilişim Teknolojileri alt yapısını, yeni nesil server mimarisi, sunucu veri tabanı, sunucu işletim sistemi ve yedekleme ünitelerini de yenileyerek, uzun yıllar ek bir yatırım yapmaksızın sorunsuz bir şekilde çalışabilir hale getirildiği belirtildi.

Serap Tetik Acar